HOJA DE TRABAJO
UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
VICE -RECTORADO
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
Alumna:
Karina Bravo
C.I: 11.423.815
Materia Contabilidad II
Profesor: Yoel Cespedes
SAIA "A"
HOJA
DE TRABAJO
La Hoja de trabajo, también conocida con el nombre
de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable,
tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula
antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para
hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el
cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación
y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.
Se
denomina hoja de trabajo base efectivo, al estado financiero auxiliar que
presenta información cuantificada en términos de unidades monetarias referida a
la situación de una empresa a una determinada fecha como los resultados
obtenidos por un determinado tiempo de trabajo, sin incluir transacciones de devengamiento
(ajustes).
Dicho
estado financiero auxiliar considerado también un documento contable
importante, se prepara y emite después del balance de comprobación.
IMPORTANCIA
Es importante ya que sirve de guía para hacer con seguridad los asientos
de ajuste, los de ganancias y pérdidas y el cierre del libro diario, así como
los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro
de inventarios y balances.
CARACTERÍSTICAS
Las características principales que identifican a
una hoja de trabajo son:
·
Exponen
saldos de cuentas proporcionados por el balance de comprobación.
·
Se prepara y
emite periódicamente. La periodicidad desde el punto de vista fiscalizador es
cada año, sin embargo es recomendable emitirlo mensualmente.
·
No tiene
columna destinada para fecha en razón de preparase periódicamente. Muchas de
sus cuentas integrantes requieren de ajustes para una adecuada exposición.
Sirve de base para la preparación de estados financieros.
·
No incluye asientos
de ajuste, razón por la cual, la situación patrimonial y financiera como
también los resultados obtenidos no está debidamente expuestos.
·
Incorporación de transacciones
pendientes por determinadas razones que necesariamente tienen que ser incluidas
en cumplimiento de norma contable.
Hoja de
trabajo -ajustes - la hoja
de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma
columnaria que se utiliza en contabilidad para
organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de
ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.
Hoja de
trabajo -ajustes por inflación - a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las
cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes
Hoja de
trabajo -balance ajustado - para
diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos
siguientes del libro mayor y
balances, así:
º las
cuentas que no tuvieron movimiento en la
sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan
directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según
sea débito o crédito
º las
cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en
la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo
débito o crédito al balance
ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman
(debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el
saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe,
haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar
sumas iguales.
Hoja de
trabajo -balance ajustado por inflación - en esta columna se registran los saldos
correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación,
sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado.
Hoja de
trabajo -balance general - a esta
sección se trasladan los valores de las
cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en el debe se registran
las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de
mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del
ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos
ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y
provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo
la utilidad del
ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las
secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales.
Hoja de
trabajo -columna cuentas y codificación - se registra ordenadamente los nombres y el
código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido
en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor.
Hoja de
trabajo -ganancias y pérdidas - a la
sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las
cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las
cuentas de costo y gastos;
al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o
rentas. En el sistema de
inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece
en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual
pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta
determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni
final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de
inventario periódico. Otra
diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de
trabajo, entre los dos sistemas de
inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se
utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance
ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar
el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de
los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber
(ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de
lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de
la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.
ESTRUCTURA DE LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo tiene una estructura
muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares de columnas que
varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la
cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una
empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un encabezamiento donde se
indica: Nombre de la empresa El nombre expreso de Hoja de Trabajo. El período
del ciclo contable que cubre. La estructura de una hoja de trabajo estándar
para una empresa comercial.
La hoja de trabajo se elabora en una hoja de 8 o 12 columnas generalmente dependiendo de la información que necesite la empresa.
La hoja de 8 columnas contiene la siguiente estructura:
Contiene una columna para
escribir el nombre de las cuentas Cuatro secciones; con par de columnas cada
una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente
discriminación:
Sección 1: Balance de Comprobación
Sección 2: Costo de Ventas
Sección 3: Estado de Ganancias y Pérdidas
Sección 4: Balance General.
Mientras que la hoja de 12 columnas contiene la
siguiente estructura.
Una columna para escribir el nombre de las cuentas Seis secciones, con
par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la
siguiente discriminación:
Sección 1: Balance de Comprobación
Sección 2: Ajustes.
Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.
Sección 4: Costo de Ventas
Sección 5: Estado de Pérdidas Ganancias y Pérdidas
Sección 6: Balance General.
PREPARACIÓN HOJA DE TRABAJO DE 8 COLUMNAS
Se escribe el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de
las seis secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de comprobación,
costo de ventas, ganancias y perdida y el balance general. Se escribe el nombre
de las cuentas y se anotan sus saldos en la sección del balance de
comprobación, asegurándose de registrar los saldos deudores en la columna del
DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho esto, se sumar
ambas columnas.
Luego corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del DEBE
se anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en compras
y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota el monto de
las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el inventario
de mercancías final.
Se totaliza cada columna y se
advierte que el resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna
del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER.
La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual
se anota debajo del monto obtenido en la Columna del
HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también al debe de la
sección siguiente.
Luego se realiza la sección de Ganancias y Pérdidas. Anote en la columna
del DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. A la columna
del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se procede
a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Se
encontrará una diferencia entre los dos resultados, esa diferencia equivale al
resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el total del haber
es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDADDEL EJERCICIO, en
caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se llama PERDIDAD DEL
EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas, el
resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se agrega en la columna que
tenga menor monto, con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas
de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la
sección de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD.
Y por último la sección del
Balance General todas las cuentas reales y las devaluaciones.
En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y
la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, NO OLVIDE
LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCÍAS FINAL, en la columna del HABER se
registran los montos de las cuentas de pasivo, capital y valuación de activos,
así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO, si este fuere el caso. La Hoja de
Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta
sección, los cuales deben arrojar sumas iguales.
Hoja de
trabajo de 12 columnas
En esta hoja se comienza con el mismo procedimiento de la hoja de
8 columnas a diferencia que antes de realizar la sección del Costo de Ventas se debe
realizar el ajuste y el balance de comprobación ajustado.
Una vez
terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los
saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si muestran
la verdadera situación financiera y los resultados reales, de conformidad con
los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al analizar cada cuenta
del balance de comprobación, encontraremos saldos no actualizados que no
representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemático, ante estos casos
procedemos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores
originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada, más
apegada a la realidad de los hechos financieros. En la segunda sección de la hoja
de trabajo se anotan los ajustes que
sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su
posterior registro en el libro diario general. Si los ajustes originan
cuentas que no están en el balance de comprobación original, ellas pueden
agregarse debajo del listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de
identificar cada ajuste con un color para relacionar su respectivo cargo y
abono, esto facilitará la revisión y comprobación en caso de error, así como el
posterior traslado al libro diario. Al terminar la anotación de los ajustes
sume cada columna, el total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de los
créditos.
Al terminar la sección de los ajustes, se elabora la sección del balance
de comprobación ajustado. En esta tercera sección se consolidan los montos
delas secciones anteriores, trasladando aquí el monto de cada cuenta del
balance de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes.
Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el resultado en la
columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre
presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma con el
respectivo cargo hecho en la sección de ajustes, el saldo acreedor del balance
de comprobación se suma
Con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes,
por el contrario, se resta saldo deudor del balance de comprobación menos el
abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se resta saldo
acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la
sección de ajustes. Los saldos de las cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance
de comprobación ajustado, con los montos originales que contiene el balance de
comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la
hoja de trabajo y continúe, línea por línea hasta que haya pasado todas las
cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. Al terminar los
traslados sume cada columna para verificar que sean iguales los totales de los
débitos y los créditos.
Después de verificar los saldos de ambas columnas se siguen los mismos procedimientos de la hoja de 8 columnas para el Costo de
Ventas, Estado de Ganancias y Pérdidas y Balance General.
EJEMPLO - EJERCICIO
Para
ilustrar de mejor manera el uso de este documento, vamos a continuar con
nuestro ejercicio incluyendo esta vez cuentas de ingresos y gastos.
Transacciones:
a) El
5 de agosto de 20_ _ se reciben en Caja $ 18.000 del cliente “Productos Kevin”
por concepto de cancelación de factura 01 por Comisiones ganadas por servicios
de publicidad, comprobante de ingreso 02.
b) El
6 de agosto de 20_ _ se deposita en el Banco Popular, el valor ingresado a Caja
el día anterior, según papeleta 6258.
c) El
6 de agosto de 20_ _ se cancela a Radio Iris por pautas publicitarias de
nuestro cliente “Productos Kevin”, el valor de $ 2.500, se paga con cheque 03
del Banco Popular, además se paga a Teleoriente $ 12.000, por pautas en
televisión con cheque 04 del mismo banco.
d) El
30 de agosto de 20_ _ se contabiliza sueldos por $ 1.400, para pagar a fin de
mes.
e) El
31 de agosto de 20_ _ se recibe en Caja $ 100 por ingresos no operacionales,
según comprobante de ingreso 03.
La
hoja de trabajo consta de las siguientes columnas:
1ra.
Columna, para el código de cada cuenta
2da.
Columna, para el nombre de las cuentas
A
partir de la tercera columna se deben considerar pares de columnas las mismas
que deben estar debidamente cuadradas.
3ra.
Columna, para los saldos deudores del Balance de Comprobación
4ta.
Columna, para los saldos acreedores del Balance de Comprobación
5ta.
Columna, para el Debe del Diario General
6ta.
Columna, para el Haber del Diario General, ésta columna y la anterior se van a
utilizar para contabilizar las transacciones que anteceden, también se las
utiliza para asentar los ajustes contables que se realizan al finalizar un
período o ejercicio contable, cada asiento se lo identifica con una letra para
reconocer fácilmente los débitos y créditos de cada transacción.
7ma.
Columna, para saldos deudores del Balance de Comprobación Ajustado
8va.
Columna, para saldos acreedores del Balance de Comprobación Ajustado
9na.
Columna, para registrar los gastos en el Estado de Resultados
10ma.
Columna, para registrar las rentas en el Estado de Resultados
11va.
Columna, para registrar los activos en el Balance General
12va.
Columna, para registrar los pasivos y el patrimonio en el Balance General
Es
necesario ir controlando los totales de las columnas para asegurarnos de que
cuadran; los totales de las 4 últimas columnas por lo general no cuadran por
cuanto es necesario primero establecer la diferencia entre las rentas y los
gastos, cuando las rentas son mayores que los gastos (como en el caso de
nuestro ejercicio), el valor de la diferencia se registra en la columna de
gastos para efectos de cuadrar las columnas de gastos y rentas, y el mismo
valor lo registramos en la columna de pasivo, para cuadrar las columnas de
activo y pasivo del Balance General, este valor debe ir en la cuenta Resultado
del período.
En el
caso de que los gastos sean mayores que las rentas, el valor para cuadrar
deberá ir en la columna de rentas y el mismo valor se debe registrar en la
columna del activo, de esta forma al sumar y totalizar todos los pares de
columnas vamos a observar valores iguales, como en la siguiente Hoja de
Trabajo.
Cuando
ya se dispone de un Balance de Comprobación Ajustado solo resta repartir los
valores hacia las cuatro columnas restantes del lado derecho, pero en realidad
cada cifra tiene únicamente dos opciones en razón de que si tiene saldo deudor,
puede ser gasto o activo descartando totalmente que pueda ser renta o pasivo;
si por el contrario tiene saldo acreedor solo puede ser renta o pasivo y debe
descartar que sea gasto o activo, del tal forma que con este análisis el
reparto de las cifras, se hace más fácil.
En las
columnas del Estado de Resultados, observamos que se ha obtenido rentas por $
18.100, mientras que existen gastos por $ 15.900, esto nos da una utilidad de $
2.200 como Resultado del período, que es el mismo valor que debemos sumar al
Patrimonio para que cuadren las cifras del Balance General. Con los datos
expuestos en la Hoja de Trabajo anterior, se pueden realizar fácilmente los
Estados Financieros que es el principal objetivo de toda Contabilidad
ANEXOS
Hoja de 8 Columna
Hoja
de 12 Columna
VIDEO EXPLICATIVO
CONCLUSIÓN
La hoja de
trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más
oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información
para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la
información que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización o perfil de texto.
Comentarios
Publicar un comentario